Terms & Conditions
Last updated: June 2026 — Berliner Vinylwerk | berlinervinylwerk.de
These Terms and Conditions govern all orders and services provided by Berliner Vinylwerk. By placing an order through any channel, the client explicitly and legally accepts these terms in full — including the Service Agreement set out in Section VII.
I. Scope
These Terms and Conditions apply exclusively to all business relations with Berliner Vinylwerk (berlinervinylwerk.de), operated by Francesco Passantino, Mengerzeile 14, 12435 Berlin, Germany.
These terms apply to all orders and agreements regardless of the channel through which they are initiated, including but not limited to: our website, email, WhatsApp, telephone, social media, or any other form of communication.
II. The Contract
By completing a purchase on our website or confirming a custom order through any communication channel, the client makes a binding offer to enter into a contract with Berliner Vinylwerk. The contract is concluded upon our order confirmation.
We reserve the right to reject any order containing offensive, abusive, racist, pornographic, violence-glorifying, immoral, extremist or otherwise unlawful content, without liability.
Any service not listed in our online catalogue will be treated as a custom order and will require a separate written quotation agreed upon by both parties.
III. Prices & Payment
All prices are in Euros and include VAT at the applicable German rate, unless stated otherwise. Payment is required in advance. We accept:
- PayPal
- Credit/Debit Card via Stripe
- WooPayments
- Bank Transfer (SEPA)
Production begins within 15 working days (excluding weekends and public holidays) after receipt of compliant audio files and confirmed payment. Times may vary by order volume; the client will be informed accordingly.
IV. Audio File Requirements
Accepted formats:
- .WAV — preferred, minimum 24-bit / 44.1kHz
- .AIFF — minimum 24-bit / 44.1kHz
- .MP3 — minimum 320kbps (quality may be limited)
🎚️ We strongly recommend professional vinyl mastering before submission. Vinyl is a unique format with specific technical requirements. If your tracks have not been mastered for vinyl, we strongly advise our professional mastering service to guarantee the best result. Learn more →
Every file is analyzed free of charge. If files do not meet requirements, we will advise the client or propose our mastering service at additional cost. We are not liable for sound quality issues arising from the client’s source files. All files are permanently deleted upon production completion.
V. Refund Policy
All products are custom-made to order. Refunds are not available once production has commenced, as all records are produced to the client’s exact individual specifications — exempt under EU Consumer Rights Directive 2011/83/EU, Art. 16(c).
Pre-production refund requests are evaluated case by case. If approved, all payment processing fees are deducted from the reimbursed amount.
VI. Delivery & Shipping
We use UPS, Hermes, DPD and other carriers as appropriate. Berliner Vinylwerk reserves the right to select the carrier. We are not liable for carrier delays after dispatch. Import duties outside the EU are the client’s sole responsibility.
Damaged goods
The client must notify us within 48 hours of delivery with photos/video and return the damaged item. We will open a carrier claim and work towards replacement or reimbursement.
VII. Service Agreement & Copyright Declaration
Service Agreement — Berliner Vinylwerk & Client
This agreement is between Berliner Vinylwerk, operated by Francesco Passantino, Mengerzeile 14, 12435 Berlin, Germany (“COMPANY”) and the purchasing party (“CLIENT”).
Whereas:
— COMPANY specialises in analog engraving of vinyl records on CLIENT’s demand.
— CLIENT provides audible DATA to engrave upon specific supports for their sole interest.
The parties mutually agree:
COMPANY shall engrave DATA “as such” and according to the quality of the source provided by CLIENT, in the format and quantity requested, under these Terms and in accordance with German Federal and Local Laws.
CLIENT assumes full and sole responsibility for all content of the DATA provided, including music, lyrics, titles and any associated materials. CLIENT must comply with all legal, tax, intellectual property, customs, ethical, moral and commercial obligations related to the DATA. CLIENT accepts complete self-responsibility over any use, distribution, censorship or sourcing of the engraved DATA.
CLIENT explicitly agrees to bear all benefits and liabilities arising from their undertakings on their own and exclusive behalf. CLIENT agrees to fully indemnify and hold COMPANY completely harmless from any and all claims, legal actions, fines, penalties or costs of any nature arising from the content they provide.
COMPANY cannot be held liable for any misleading, false or incomplete declaration provided by CLIENT. COMPANY acts in good faith as a purely technical service provider and has no means of verifying the origin, ownership or legal status of submitted audio content.
By placing an order, CLIENT explicitly warrants that they are the legal owner of all submitted content, OR hold a valid licence to reproduce it on vinyl, OR have obtained all necessary permissions from the rights holders. This warranty covers compliance with German Copyright Law (Urheberrechtsgesetz — UrhG), EU Directive 2019/790, and the US Digital Millennium Copyright Act (DMCA) where applicable.
COMPANY shall never disclose, sell or distribute CLIENT’s DATA or personal information to any third party, unless directly requested by CLIENT or required by competent legal authorities.
Both parties recognise the exclusive competence of Berlin’s jurisdiction and legal environment for any dispute arising from this agreement.
⚖️ Digital Acceptance — Legally Binding:
In accordance with the German Electronic Signatures Act (Signaturgesetz) and EU Regulation No. 910/2014 (eIDAS), completing an order on berlinervinylwerk.de or confirming an order through any communication channel constitutes the CLIENT’s full, explicit and legally binding acceptance of this Service Agreement and all Terms & Conditions herein. This digital acceptance is equivalent in legal force to a handwritten signature. The date and time of the order constitute the date of agreement execution.
VIII. Warranty
Each record is tested post-production. If a production defect attributable to COMPANY is identified, we will investigate and propose a solution (re-cutting or partial reimbursement at our discretion). Warranty does not cover quality issues arising from client-supplied files.
IX. Limitation of Liability
COMPANY’s total liability is limited to the value of the specific order. We are not liable for indirect, consequential or special damages including loss of revenue, missed release dates or reputational damage.
X. Privacy
Data processing is governed by our Privacy Policy, which forms an integral part of these Terms.
XI. Legal Jurisdiction
These Terms are governed exclusively by the laws of the Federal Republic of Germany. Exclusive jurisdiction: Berlin, Germany. EU consumers retain mandatory consumer protection rights of their country of residence.
XII. Changes
Berliner Vinylwerk may update these Terms at any time. The current version is always available at berlinervinylwerk.de/terms-and-conditions.
Questions? Contact us at berlinervinyl@gmail.com — Berliner Vinylwerk, Mengerzeile 14, 12435 Berlin, Germany.
🇩🇪 Deutsche Version / German Version
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 — Berliner Vinylwerk | berlinervinylwerk.de
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Bestellungen und Dienstleistungen von Berliner Vinylwerk. Mit der Aufgabe einer Bestellung über einen beliebigen Kanal akzeptiert der Kunde diese Bedingungen vollständig und rechtlich verbindlich — einschließlich der Dienstleistungsvereinbarung in Abschnitt VII.
I. Geltungsbereich
Diese AGB gelten ausschließlich für alle Geschäftsbeziehungen mit Berliner Vinylwerk (berlinervinylwerk.de), betrieben von Francesco Passantino, Mengerzeile 14, 12435 Berlin, Deutschland.
Diese Bedingungen gelten für alle Bestellungen und Vereinbarungen, unabhängig vom genutzten Kanal, einschließlich Website, E-Mail, WhatsApp, Telefon, soziale Medien oder jede andere Kommunikationsform.
II. Vertragsschluss
Mit dem Abschluss eines Kaufs auf unserer Website oder der Bestätigung einer individuellen Bestellung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Vertragsschluss ab. Der Vertrag kommt mit unserer Auftragsbestätigung zustande.
Wir behalten uns das Recht vor, Bestellungen mit anstößigen, missbräuchlichen, rassistischen, pornografischen, gewaltverherrlichenden, unmoralischen, extremistischen oder anderweitig rechtswidrigen Inhalten ohne Haftung abzulehnen.
III. Preise & Zahlung
Alle Preise verstehen sich in Euro inklusive der jeweils geltenden deutschen Mehrwertsteuer. Zahlung ist im Voraus erforderlich. Wir akzeptieren:
- PayPal
- Kredit-/Debitkarte über Stripe
- WooPayments
- Banküberweisung (SEPA)
Die Produktion beginnt innerhalb von 15 Werktagen (ohne Wochenenden und Feiertage) nach Eingang der technisch konformen Audiodateien und bestätigter Zahlung. Die Produktionszeiten können je nach Auftragsvolumen variieren; der Kunde wird entsprechend informiert.
IV. Anforderungen an Audiodateien
Akzeptierte Formate:
- .WAV — bevorzugtes Format, mindestens 24-Bit / 44,1 kHz
- .AIFF — mindestens 24-Bit / 44,1 kHz
- .MP3 — mindestens 320 kbps (Qualität kann eingeschränkt sein)
🎚️ Wir empfehlen dringend ein professionelles Vinyl-Mastering vor der Einreichung. Vinyl ist ein einzigartiges Format mit spezifischen technischen Anforderungen. Falls Ihre Tracks nicht für Vinyl gemastert wurden, empfehlen wir unseren professionellen Mastering-Service für das beste Ergebnis. Mehr erfahren →
Jede Datei wird kostenlos analysiert. Wir haften nicht für Klangqualitätsprobleme, die auf die vom Kunden gelieferten Quelldateien zurückzuführen sind. Alle Dateien werden nach Produktionsabschluss dauerhaft gelöscht.
V. Rückgabe- und Rückerstattungsrichtlinie
Alle Produkte werden individuell nach Kundenwunsch gefertigt. Rückerstattungen sind nach Produktionsbeginn nicht möglich, da alle Schallplatten nach den genauen Vorgaben des Kunden hergestellt werden — ausgenommen gemäß EU-Verbraucherrechtsrichtlinie 2011/83/EU, Art. 16(c).
Rückerstattungsanträge vor Produktionsbeginn werden von Fall zu Fall geprüft. Bei Genehmigung werden alle Zahlungsabwicklungsgebühren vom Erstattungsbetrag abgezogen.
VI. Lieferung & Versand
Wir verwenden UPS, Hermes, DPD und andere geeignete Spediteure. Berliner Vinylwerk behält sich das Recht vor, den Spediteur auszuwählen. Wir haften nicht für Verzögerungen nach dem Versand. Einfuhrzölle außerhalb der EU liegen in der alleinigen Verantwortung des Kunden.
Beschädigte Waren
Der Kunde muss uns innerhalb von 48 Stunden nach Lieferung mit Fotos/Video benachrichtigen und den beschädigten Artikel zurücksenden. Wir werden einen Spediteurschaden melden und eine Lösung anstreben.
VII. Dienstleistungsvertrag & Urheberrechtserklärung
Dienstleistungsvertrag — Berliner Vinylwerk & Kunde
Dieser Vertrag wird zwischen Berliner Vinylwerk, betrieben von Francesco Passantino, Mengerzeile 14, 12435 Berlin, Deutschland („UNTERNEHMEN”) und der kaufenden Partei („KUNDE”) geschlossen.
Präambel:
— Das UNTERNEHMEN ist auf die analoge Gravur von Schallplatten auf Wunsch des KUNDEN spezialisiert.
— Der KUNDE stellt Audiodaten zur Gravur auf spezifischen Trägern für sein ausschließliches Interesse bereit.
Die Parteien vereinbaren gegenseitig:
Das UNTERNEHMEN graviert die DATEN „wie erhalten” und entsprechend der Qualität der vom KUNDEN bereitgestellten Quelle, im angeforderten Format und in der angeforderten Menge, gemäß diesen AGB und dem deutschen Bundes- und Landesrecht.
Der KUNDE übernimmt die volle und alleinige Verantwortung für den gesamten Inhalt der bereitgestellten DATEN, einschließlich Musik, Texte, Titel und zugehöriger Materialien. Der KUNDE muss alle rechtlichen, steuerlichen, urheberrechtlichen, zollrechtlichen, ethischen, moralischen und kommerziellen Verpflichtungen im Zusammenhang mit den DATEN einhalten.
Der KUNDE erklärt sich ausdrücklich bereit, alle Vorteile und Verbindlichkeiten aus seinen Unternehmungen auf eigene und ausschließliche Rechnung zu tragen. Der KUNDE verpflichtet sich, das UNTERNEHMEN vollständig schadlos zu halten und zu entschädigen von allen Ansprüchen, Klagen, Bußgeldern, Strafen oder Kosten jeglicher Art, die aus dem bereitgestellten Inhalt entstehen.
Das UNTERNEHMEN kann nicht für irreführende, falsche oder unvollständige Erklärungen des KUNDEN haftbar gemacht werden. Das UNTERNEHMEN handelt in gutem Glauben als rein technischer Dienstleister und hat keine Möglichkeit, Herkunft, Eigentümerschaft oder Rechtsstatus der eingereichten Audioinhalte zu überprüfen.
Mit der Aufgabe einer Bestellung erklärt und garantiert der KUNDE ausdrücklich, dass er der rechtmäßige Eigentümer aller eingereichten Inhalte ist, ODER eine gültige Lizenz zur Vervielfältigung auf Vinyl besitzt, ODER alle erforderlichen Genehmigungen der Rechteinhaber eingeholt hat. Diese Garantie umfasst die Einhaltung des deutschen Urheberrechtsgesetzes (UrhG), der EU-Richtlinie 2019/790 und des US Digital Millennium Copyright Act (DMCA).
Das UNTERNEHMEN verpflichtet sich, die DATEN und persönlichen Informationen des KUNDEN niemals an Dritte weiterzugeben, zu verkaufen oder zu verteilen, es sei denn, dies wird vom KUNDEN ausdrücklich verlangt oder von zuständigen Behörden gefordert.
Beide Parteien erkennen die ausschließliche Zuständigkeit der Berliner Gerichtsbarkeit für alle Streitigkeiten aus dieser Vereinbarung an.
⚖️ Digitale Annahme — Rechtlich bindend:
Gemäß dem deutschen Signaturgesetz und der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS) stellt der Abschluss einer Bestellung auf berlinervinylwerk.de oder die Bestätigung einer Bestellung über einen beliebigen Kommunikationskanal die vollständige, ausdrückliche und rechtlich bindende Annahme dieser Dienstleistungsvereinbarung und aller hierin enthaltenen AGB durch den KUNDEN dar. Diese digitale Annahme ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichwertig. Datum und Uhrzeit der Bestellung gelten als Datum der Vertragsausführung.
VIII. Gewährleistung
Jede Schallplatte wird nach der Produktion getestet. Bei einem nachweislich vom UNTERNEHMEN verursachten Produktionsfehler werden wir das Problem untersuchen und eine Lösung vorschlagen. Die Gewährleistung gilt nicht für Qualitätsprobleme aufgrund vom Kunden gelieferter Dateien.
IX. Haftungsbeschränkung
Die Gesamthaftung des UNTERNEHMENS ist auf den Wert der jeweiligen Bestellung beschränkt. Wir haften nicht für mittelbare, Folge- oder Sonderschäden, einschließlich Umsatzverlust, verpasster Veröffentlichungstermine oder Reputationsschäden.
X. Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach unserer Datenschutzerklärung, die integraler Bestandteil dieser AGB ist.
XI. Gerichtsstand & Anwendbares Recht
Diese AGB unterliegen ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand: Berlin, Deutschland. EU-Verbraucher behalten die zwingenden Verbraucherschutzrechte ihres Wohnsitzlandes.
XII. Änderungen
Berliner Vinylwerk kann diese AGB jederzeit aktualisieren. Die aktuelle Version ist immer verfügbar unter berlinervinylwerk.de/terms-and-conditions.
Fragen? Kontaktieren Sie uns unter berlinervinyl@gmail.com — Berliner Vinylwerk, Mengerzeile 14, 12435 Berlin, Deutschland.
